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笑み咲くキャリア

短時間で仕事をこなす、4つのポイント

先日、少し大がかりな仕事に区切りがつきました。6人のチームで作業を分担し、決められた期間に、1人当たりどのくらいの作業をすればよいかを計画して、着手した仕事でした。

私以外は皆、フルタイム勤務の男性。1人当たりに割り当てられた仕事の量は、6分割で、平等。

私は働く時間が短いので、どうやって他のメンバーと同じ量をこなそうか、考えました。そして、結果的に同じ量をこなすことができました。

時間制約がある中で働く人のヒントになればと思ったので、その時心がけて実行したことをまとめてみることにしました。

集中力を高める

当たり前すぎて、なんだ、そんなことか、と思いますよね。でもこれ、意外とできていないのではありませんか?

言い方を変えると「徹底的に、脇目も振らず、一心不乱に仕事する時間を作る」ということです。

その間は、電話も取らないし、メールも見ません

電話には気づかないように、消音にしたり、バイブレータもオフにしておき、メールソフトは起動しないでおきます。

そして、時間でも量でもいいのですが「ここまでやろう」と決めたところまで、その仕事だけをやります。

自分の仕事をしようとすると、電話がかかってきたり、気になるメールが届いたり、Aという仕事のことを考えていたのに、Bのことを考えなければならなくなる場面がたくさんありました。人に話しかけられることもありますよね。

それがいけないことではないけれど時間あたりのパフォーマンスを上げるには、これくらいのことをしないと、私には無理でした。

必死に仕事をしていると、体から勝手に「話しかけないでオーラ」が出るようで(笑)、意外と誰も話しかけてこないものです。

出席する会議を厳選する

会議で人と顔を合わせて、話し合う時間も大切です。

でも、ただ人の話を聞いているだけの会議って、ありませんか?

私はそういう会議には、出ませんでした。もちろん、何も言わず欠席するのではなく、リーダーや、その会議に召集をかけた人に対して、欠席する理由をきちんと伝えた上で、です。

理由を話せば、理解してもらえます。話しづらいなんて言っている場合ではありません。

周りのメンバーが皆、会議に行っている時は、実はパフォーマンスを上げるチャンスだったりもします。なぜなら、人が少なくなって静かだから(笑)

作業順序と優先順位を考える

作業に着手する前に、自分の担当分の全量を俯瞰して、どのように作業するかを考えます。優先順位づけに迷ったら、着手前に、周りの人に相談しておきます。

難しいこと、考えなければできないことは、後にします。簡単にできそうなことから始めます

簡単にできることをやってペースを上げ、乗ってくると、難しいこともあっさりできたりするからです。

そして、難しいこと、質問したいことは、後でまとめて確認できるように、印をつけておきます。カテゴリー分けなど、分類までできたらベストですね。

日々の作業量を振り返り明日の計画を立てる

出社したからといって、集中する時間を作ったからといって、ずっと自分の机に向かって、担当の作業だけできるわけではありません。

日によって、作業量には凸凹ができます。

だから、退社時には今日の作業量を振り返り、予定に対してどうだったか、自分の抱える仕事の全量から見てどうかを振り返り、明日の予定(会議など)を鑑みて、明日以降の作業計画を見直します

こうすることで、最終的な締め切りまでのペース配分ができます。

可能なら、求められる納期の1日前には作業が終わるように計画しましょう。うまくいく見通しがあれば、子どもの発熱などで休むことになっても、焦らずにすみますからね(笑)

まとめ

一番簡単なようで難しいのが、集中することだと思います。

メールのレスが遅いとか、電話に出ないとか、文句を言われることを恐れないで。一度や二度、電話に出なくたって、何とかなります(笑)

そして計画。求められたことに対して、自分としてどうそれをこなすか、見通しがあるだけで、気持ちに余裕ができ、パフォーマンスも上がります。

あなたが今、一番やらなければならないことが何か、ということ。とにかく、これがぶれないようにすることです。

そうすれば、雑音は気になりません。

がんばっていきましょう♪

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